FAX送信システム:FAXの送信管理の課題をAnchorで解決した事例をご紹介

電子メールやSNSなどのコミュニケーションツールが発達した現在でも、企業では欠かすことができない連絡ツールがFAXです。

今回は、Anchorを使って、FAX送信に関する課題を解決した事例をご紹介します。

1日最大100通のFAX送信

今回ご紹介するお客さまは、1日に最大100通を超えるFAXをお客さまに送信している企業さまです。

FAXする日は、1ヶ月間のうち数日のみですが、送付する数(先)が多いため、その日は、職員が1日中FAX作業を行っています。

また、FAXしている間は、外部からFAXを受信することができない状態になってしまいます。

十分気を付けながら、また、複数名での確認等、間違いのない仕組みを作りながらFAXしていますが、それでも、人間のやることですから間違いの心配が付きまといます。特に個人情報が含まれた内容の場合は、個人情報の漏えいになってしまうため、さらに気を使います。

また、後日、お客さまからの問い合わせに対応するため、どんな内容を送ったのか、FAXした現物を保管しておく必要もあります。

抱えている課題

抱えている課題は以下のとおりでした。

・一日中FAXする職員の負担を減らしたい
・複数名での確認作業の負担を軽減したい
・送付間違いが起きる危険性をさらに減らしたい
・いつ・誰が・どこのお客さまに、何を送ったのか記録しておきたい
・FAX受信できない状態をなくしたい

というものでした。

弊社からAnchor(アンカー)をご提案

上記のような課題を伺い、弊社からAnchorをご提案させていただきました。

Anchorには、標準でFAX送信機能が実装されています。

AnchorでFAXする流れは以下のとおりです。

1.まずは、複合機などから、FAXする紙書類をスキャンしAnchorに送ります。送る方法は、ファイル共有の仕組みを使用します。複合機の場合は標準でその機能がついていますので簡単にAnchorに送ることができます。送る先が複数ある場合は、紙書類を送り先ごとに次々にスキャンさせます。今回のお客さまの場合は、送る資料を送付先ごとに一度にすべてスキャンさせています。

2.次に、AnchorのFAX機能画面から、スキャンした書類をプレビュー表示で確認しながら、送り先を選択します。送り先は事前に送り先名やFAX番号を登録しておく必要があります。

3.FAX送付状のタイトル等を入力し、あとは送信するだけです。上記1で送付状もスキャンしている場合は、タイトルなどを入力する必要はなく送信するだけの作業になります。

これで、FAXすることができます。

FAXするものがなくなるまで上記2と3の作業を繰り返し行います。

また、Anchorの場合は、すぐに送信する方法と、管理者の承認後に送信するという二通りの方法を標準でご用意していますので、どちらの方法を利用するか選択することができます。

管理者の承認機能を使えば、担当者と管理者の複数名での確認体制を実現することができます。

また、FAX機の前で一日中作業をする必要がなくなり、すべて自席で作業できます。

FAXした内容は、すべて自動的にAnchorに保管されますので、いつ・誰が、誰に、どんな内容を送ったのかをいつでも確認することができるようになります。

保管する期間はお客さまが自由に設定することができます。

保管期限を過ぎた情報は自動的に削除されますので、誰かが情報を管理する手間も不要です。

Anchorがお客さまにご満足いただけた理由

自席で作業ができる

これまでは、FAX機の前で一日中作業を行う必要がありましたが、Anchor導入後は、資料をスキャンした後、すべて自席で作業することができるようになったため、担当者の作業負担を大きく減らすことができました。

複数名での確認ができる

今回のお客さまは、管理者の承認後にFAXを送る運用を行っています。

そのため、FAX機の前に担当者と管理者が立ち合い、二人で送付先を確認しながらFAXするという必要がなくなり、担当者も管理者も自席で内容を確認・検証することができるようになりました。

また、管理者の承認後にFAXすることで、さらに送付間違いの危険性を低減することができました。

情報の保管

FAX送信後は、自動的に送信した内容が保管されるため、いつでも送信した内容を確認することができるようになりました。

また、現物の保管が不要になったため保管場所も別の用途に有効活用できるようになりました。

複数名での送信作業

Anchorは、複数名で同時に送信作業を行うことができるため、当初、課題とは考えていなかった作業時間の短縮も実現することができました。

FAX受信ができない問題を解決

AnchorのFAX送信機能は、FAX機を使用しないため、FAXしている間も受信することができるようになり、FAX受信の課題を解決できました。

まとめ

これまで実現できなかったFAXの送信に関する課題、FAX受信に関する課題、情報の保管に関する課題をすべて同時に解決することができ、非常にご満足いただきました。

今後は、Anchorの機能をさらに活用し、事務作業の中心に据え活用していただけるということでした。

引き続き、精一杯ご支援させていただきます。

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