文書管理システム:文書管理の課題をAnchorで解決した事例をご紹介

グループウェアを超えた情報管理ソリューションAnchor(アンカー)で、社内の文書管理(文書の発送・文書の保管・電子ファイルの保管、文書の廃棄)の課題を解決できた事例をご紹介します。

目次

地域金融機関さま

今回ご紹介するのは、地域金融機関さまの事例です。

このお客さまは、本部から各本部・営業店宛てに通達や事務連絡といった内部向け文書を、多い日には100通以上発信しているというお客さまです。

文書作成から廃棄までの流れ

文書の作成

文書は本部で部署ごとに作成しています。

作成するソフトウェアは、マイクロソフトのワードを利用しています。

文書は、所定の様式がありそれしたがって内容を記入する方式です。
追加の資料がある場合は、ワード、エクセルなどを使用し任意の様式で作成します。

文書には、文書管理の規程などに基づいた保管期限を明記しています。
保管期限は、文書受領先での文書廃棄作業時の廃棄基準となっています。

文書の承認(稟議)

作成した文書は、印刷し、ペーパーベースの稟議にて関係者に回付しています。

文書の配送

稟議が決裁された後は、追加資料を含めた文書を配布する部署数分印刷します。

その後、文書発信部署の責任者(課長等)が、稟議決裁を得た文書と印刷した文書に相違がないことを確認後、配布するすべての文書に責任者印を押印します。
その後、文書を社内配送棚に仕分けます。

配送作業は、本部の配送担当部署にて行います。
営業店には巡回するメールカーで文書を配送します。本部内は配送担当部署の職員が配布します。
そのため、決まった時間までに配送棚に文書を仕分けておく必要があります。

所定の時間になったら、配送担当部署で文書をメールカーに搬入し各営業店に順番に配送しています。

文書受領時

文書を受領した部署(本部・営業店)では、配送された文書を文書係が取りまとめ、文書の上部に印鑑枠を付して関係する職員に回覧します。
文書の種類によって、回覧する職員は異なります。
閲覧した職員は、自分の職印を印鑑枠に押印し次の職員に回付します。

関係者全員の回覧終了後、文書係は文書綴り(チューブファイル)に、文書の種類ごとに綴り、保管用キャビネットに施錠し保管します。

文書の種類ごとに保管するのは、後に文書を閲覧する場合に探しやすくするためです。

この作業を配送されたすべての文書に対して行っています。

文書の廃棄

一定期間ごとに棚卸作業を行います。
棚卸作業は、文書係を中心に複数名で行います。
各文書綴りを開き、内容を確認しながら保管期限を過ぎた文書を個別に抜き取ります。

抜き取った文書は、文書係が責任者立ち合いのもとシュレッダーにて廃棄作業を行います。複数名で作業を行うのは誤廃棄を防止するためです。

稟議と電子ファイル(原本ファイル)の保管

文書発信部署では、稟議決裁後に決裁された文書(ペーパー)を稟議綴り(チューブファイル)に綴り、専用のキャビネットに施錠し保管します。

電子ファイルは、ファイルサーバの部署専用フォルダに規程により決められたファイル名を付し保存する決まりです。

抱えている課題

文書作成に関する課題

文書の作成は、前述のとおり所定の様式を使用し内容を記入します。

すでに発信した文書と似通った文書を作成する場合も多いのですが、以前作成した文書の電子ファイルを探すことに手間がかかるという理由から、ほとんどの文書は一から内容を記入し作成している状況です。
そのため、職員によって作成時間に大きなかい離が出てしまいます。
特に「書きぶり」によって、何度も書き直しする場合もあります。

なお、作成した文書は、ファイルサーバの所定のフォルダに格納する決まりになっており、ファイル名も決まった名称とすることになっています。
しかし、決められたとおりに運用できていないというのが実態でした。

過去の文書を容易に利活用できるようにする

これが、文書作成にあたっての課題でした。

文書の承認(稟議)に関する課題

承認作業は、ペーパーベースの稟議方式で行っています。

文書作成部署内のみでの承認であれば問題ないのですが、他部署の承認が必要な場合は、他部署に稟議書を持ち込み、その後の回付は他部署にお任せすることになります。
さらに、他の部署へも回付が必要な場合は、回付をお願いすることになり、今、稟議がどこにあるのかわからない状態になります。

稟議の際に文書一式を印刷する必要があること
他部署の承認が必要な場合に、今、稟議がどこにあるのか把握できないこと

この二つが、文書の承認(稟議)に関する課題でした。

文書の配送に関する課題

文書は、メールカーで各営業店に配送しています。そのため、配送棚に仕分ける時間が制限されています。

午前と午後に各一回の配送がありますが、午前の配送に間に合わなかった場合は午後に、午後の配送に間に合わなかった場合は翌日の配送に回ります。

営業店に文書が届くのは、午前の配送分が午後に、午後の配送分は定時後に配送されるため確認するのは翌日になります。

このような事情から、配送棚付近は文書を仕分ける職員で混雑し、印刷機も印刷する職員で混雑してしまいます。

また、急ぎの文書が配送時間に間に合わなかった場合は、FAXや電子メールで送るといった別ルートも使用しています。

文書の配送時間の制限
配送棚や印刷機付近の混雑
配送に係る職員の多さ
別ルートの利用による運用の煩雑さと誤発送の危惧
FAXで送付する場合にかかる送付時間(作業時間)

これらが、文書配送に関する課題でした。

文書受領時の課題

文書を受領した時は、文書係が印鑑枠を付し関係者に回覧します。

今回のお客さまは、職員ひとり一台パソコンを利用できる環境ではなかったため、文書の回覧は現状どおり回覧方式で運用するしか方法はありません。

回覧自体は現状やむを得ないものがありますが、回覧後に文書を文書綴りに保管する必要があります。大量の文書が送られてきた場合は、かなりの作業負担が発生します。

また、別ルートを使用して文書が送られてきた場合は、通常の流れと別に文書を受け取る必要があるため、うっかり見逃してしまう危険性もあります。

くわえて、別ルートで送られてきた文書の原本(本来の文書)は、後日メールカーで送られてくるため、事前に受け取った文書と原本の文書の差替え作業も発生してしまいます。

文書の受取方法が複数あることによる見逃しの危険性
文書保管の作業負担

これらが、文書受領時の課題でした。

文書の廃棄の課題

文書は前述のとおり、一定期間ごとに棚卸作業を行い保管期限が過ぎた文書はシュレッダーにて廃棄処分しています。

廃棄対象文書の取り出しの作業負担
保管期限前の文書誤廃棄
複数名による廃棄の作業負担
シュレッダーのゴミの処分(事業用ごみ)

が、文書廃棄時の課題でした。

稟議と電子ファイル(原本ファイル)の保管

文書発信後は、稟議決裁を得たペーパーの文書は専用のチューブファイルに綴り込んだ後キャビネットに、電子ファイルは、ファイルサーバの所定のフォルダに、それぞれ定められた手順に従い文書作成者が自身の責任において保管する運用です。

綴り込み作業やファイル保管作業は、作成者自身のみが行い他の人が確認するということは行っていませんでした。

そのため、間違いなく決められたとおりに運用しているかというと残念ながら実態はそうなっていませんでした。

担当者の意見を聞くと、ファイル名を決められたルールに基づいて付与し直すことに面倒感があり、原本ファイルの保管がつい後回しになり、結局そのまま保管しないままになっているケースがあるということでした。

このようなことから、過去の文書を探すのに手間がかかったり、見つけられなかったり、その結果、面倒感から過去文書を活用しないという流れになっていました。

ペーパーの文書(稟議したもの)の保管作業
原本ファイルの保管作業
保管してある電子ファイルの検索(簡単に探し出す)

これらが、稟議と電子ファイル(原本ファイル)の保管に関する課題でした。

課題解決のためのシステム選定

上記の課題を解決するため、お客さまからお声がけし、文書管理システムやグループウェアをメーカー、ベンダーからご提案いただいたそうです。

文書管理システムについては、文書の作成から廃棄まですべてをしっかり管理できる素晴らしいものだったそうです。

また、グループウェアは様々な機能が搭載されていました。

導入に踏み切れなかった理由

コスト面

第一の理由はコスト面とのことでした。

文書管理システム

提案されたひとつのシステムは、初期費用が数百万円、そしてもうひとつが1,000万円を超えるというものでした。

また、システム(ソフトウェア)とは別に、サーバ費用(ハードウェア)とその設定等の費用(作業費)が合わせて300万円以上かかるということでした。

翌年からは、システム(ソフトウェア)・ハードウェアそれぞれに保守費用が必要となります。

グループウェア

クラウド方式とオンプレミス方式のご提案があったそうです。

[オンプレミス方式とは]
企業などが情報システムの設備(ハードウェア)を自社で保有し、自社の設備において運用することである。 … オンプレミスの「プレミス」(premise)とは、英語で「構内」「店内」という意味の語である。 オンプレミスは、もっぱらクラウドサービスやデータセンターを利用する運用形態と対比して用いられる。

費用的にはクラウド方式が安価なのですが、ネットワークセキュリティやインフラ(回線速度)等の問題から採用は困難とのことで、オンプレミス方式を検討されたようです。

オンプレミス方式の場合は、クラウド方式よりも若干割高であったものの、文書管理システムと比較すればかなり安価だったということです。

しかし、オンプレミス方式のため、文書管理システム同様、サーバ関連費用が別途必要になりました。

機能面

機能面での課題もありました。

文書管理システム

申し分のない充実した機能だったそうです。抱えている課題は解決できそうだったということでした。

逆に、充実しすぎていて使わない機能もたくさんあったようです。

グループウェア

機能は沢山あるのですが、文書管理という機能は残念ながらありませんでした。他のグループウェアについても同様のようです。

そのため、グループウェアを活用する場合は、ファイル管理機能を流用するしか方法はなく、抱えている課題の解決は難しかったようです。

サーバの運用・管理

セキュリティやインフラ等の関係から、導入できるシステムはオンプレミス方式になります。そのため、サーバの運用はお客さまで行う必要があります。

しかし、システム部門があるため、そちらでサーバの運用が行えるということでした。

運用時の万一を想定したスタンバイなどのシステムを考慮すれば、さらにサーバ関連のコストが嵩むことになるためそれも悩みどころだったようです。

[ホットスタンバイ]
コンピュータシステムや通信機器などの障害対策である、冗長化(二重化、多重化)の方法の1つであり、本番機(稼働機、主系)に対して予備機(待機機、バックアップ機、副系)を、通常時から起動した状態にしておく形態(Active-Standby、アクティブ・パッシブ構成)である。

[コールドスタンバイ]
機器やシステムを冗長化して信頼性を向上させる手法の一つで、稼働中の系統と同じ構成の予備の機材などを用意しておくが普段は停止させておく方式である。

弊社からAnchor(アンカー)をご提案

弊社からのご提案は、上記の検討後にお話をいただいたので一番最後のご提案でした。

Anchorは、専用の文書管理システムとは異なり特定の業務システムではありません。情報全般を管理するためのソリューションです。

その中に文書管理の機能が含まれています。

今回のお客さまは、文書管理の課題解決が最優先とお考えでしたが、お話を伺う中で、その他にも事務面での様々な課題があるようでした。

実は、事務面で様々な課題を抱えているお客さまは結構多いようです。

例えば、

・社内規程の管理
・スケジュール管理や施設管理機能
・交通費などの申請手続きの自動化(ワークフロー化)
・電子メール(eメール)に代わるコミュニケーション機能

などです。

事務面での課題を解決するためのソリューションとしては、多くのお客さまがグループウェアを導入されています。

しかし、今回のお客さまは、グループウェアでは肝心の文書管理の課題が解決できません。

文書管理システムの他にグループウェアも導入することになると、さらに新たなコストが必要になることも大きな問題でした。

そのため、グループウェアの導入は見送ったそうです。

しかし、Anchorは、文書管理の課題と事務面の課題の両方を一気に解決できるソリューションだったのです。

Anchorがお客さまにご満足いただけた理由

コスト面

まずは、コスト面でご満足いただけました。

課題であった文書管理の課題を解決できるシステム(文書管理システム)と比較して、Anchorの方がはるかに安価であったこと。

今回は、Anchorを動かすためのハードウェアも合わせてご提案(パッケージプラン)させていただきましたが、その費用も桁違なほど安価であったこと。

Anchorを動かすためのハードウェアの設定(サーバの設定)費用に関しても、驚くほど安価であったこと。

これらのことから、コスト面は十分ご満足いただけたようです。

機能面

検討対象となった文書管理システムは、文書管理に特化した業務システムですが、実際には利用しない機能が沢山あったことと、やはりコスト面から投資対効果的に疑問があったようです。

それに比べAnchorは、文書管理の課題解決以外にも事務面の課題を解決するための必要十分な機能が最初から備わっていることに加え、利用する際の自由度が高かったことにご満足いただきました。

また、利用者目線でのソリューションであることにもご満足いただきました。

運用面

今回、弊社では、ハードウェアの[おすすめプラン]をご提案させていただきました。

[おすすめプラン]
Anchorを稼働するために必要なハードウェア一式を、安全面を十分に考慮した構成で、弊社から貸し出すサービスです。5年を目途にハードウェアを弊社にて更新し、ハードウェア故障時も弊社にてハードウェアを交換する安価で安心できるおすすめのプランです。

これは、Anchorを動かすハードウェア一式を、弊社から貸し出しするというものです。

そのため、ハードウェアに障害が発生した際には、弊社にてハードウェアを交換を含めた対応をさせていただくという内容です。

また、万一の障害に備え、おすすめプランに[コールドスタンバイプラン]を追加しご提案させていただきました。

[コールドスタンバイプラン]
予備のハードウェアも貸し出すというサービスです。

ハードウェアに障害が発生した場合は、お客さまにて予備機を立ち上げていただくことで迅速にシステムを復旧することができます。

今回のお客さまは、システム部門でご対応いただけるということで、お客さま作業について問題になることはありませんでした。

Anchorでの具体的な課題解決内容

文書作成に関する課題

課題

・過去の文書を容易に利活用できるようにする

解決内容

Anchorは、標準で高速な独自の検索機能を搭載しています。
登録してある自部署の文書の中から、検索キーの入力と連動しリアルタイムで目的の文書を探し出します。複数条件での絞り込みもできます。

検索キーとなる文字を入力した時点(文字が確定した時点)で検索が自動的に開始されリアルタイムで該当する文書が一覧表示されます。
一般的な検索の操作方法である「検索キー入力」→「検索ボタンクリック」という流れとは異なり、ストレスなく瞬時に目的の文書を探し出すことができます。

Anchorは、ファイルサーバでいうフォルダという概念がありません。
自部署のすべての情報の中から目的の文書を探し出します。

Anchorのファイル管理は一般的なファイル管理とは異なり独自の方式でおこなっています。そのため、一般的なフォルダという概念はありません。

検索の操作性、検索速度の速さに十分ご満足いただき、過去の情報を簡単に利活用することができるようになりました。

文書の承認(稟議)に関する課題

課題

・稟議の際に文書一式を印刷する必要があること
・他部署の承認が必要な場合に、今、稟議がどこにあるのか把握できないこと

解決内容

Anchorは、Anchor内に登録されているすべての情報が連携しています。
それが一般的なグループウェアとの大きな違いでありAnchorの特徴です。

Anchorに情報を登録する場合は、基本的に、

・タイトル
・情報の概要
・登録するファイル(複数可能)
・保存期間(いつからいつまで)
・情報を公開する部署(または個人)
・ワークフロー回付先(回付順)

を入力します。

入力項目を見ておわかりのとおり、情報を登録する際に、

1.情報の公開先(文書管理でいう配布先)を指定すれば、その部署(個人)に
  情報が公開される
2.ワークフロー回付先を指定すれば、その人に情報が回付(稟議)される

ということになります。一度の登録操作で、それらがすべて自動的に処理されます。

一般的なグループウェアなどでは承認作業にワークフローという機能を使用します。
ワークフロー専用画面に情報を入力し回付するという流れです。
回付終了後は、改めてファイル管理などに情報を登録し直す必要があります。
Anchorは、その二度手間三度手間が不要で、一度の操作ですべての処理を完結します。
これは、他のシステムでは実現できないAnchorだけの大きな特徴です

文書を配布する場合は、ここで注意すべきポイントがあります。
配布する文書はPDF形式だと非常に便利にご利用いただけます。
PDF形式であれば、Anchorの文書プレビュー機能が使えますので、文書受領先では素早く配布された文書を見ることができます。

Anchorは、公開ファイルと非公開ファイルをひとつの情報として管理することができます。
この機能により文書の配布と原本ファイルの保管も同時に実現することができます。
公開ファイルと非公開ファイルをひとつの情報として取り扱うことができる、これもまたAnchorの特徴のひとつでもあります。

Anchorであれば、課題であった稟議時の印刷が不要になり、稟議の状況もリアルタイムで簡単に把握することができるようになり無事課題を解決することができました。

ワークフロー機能では、承認状況(決裁・否決)や意見が管理でき、稟申者はいつでも状況を確認することができます。

特に、ワークフロー機能については、「まるでペーパーベースの稟議のように柔軟な運用ができる」と大変ご満足いただけました。

文書の配送に関する課題

課題

・文書の配送時間の制限
・配送棚や印刷機付近の混雑
・配送に係る職員の多さ
・別ルートの利用による運用の煩雑さと誤発送の危惧
・FAXで送付する場合にかかる送付時間(作業時間)

解決内容

Anchorを利用することにより、物理的な配送作業が不要になったため上記の課題はすべて解決することができました。

また、公開日時の指定ができることは大いにご満足いただけました。重要な情報の公開(決算情報や人事異動情報など)で時間指定が必要な場合に活用したいということでした。

Anchorは、文書の重要度により、文書発信時に責任者の承認を必要とする運用もできます。この機能についても非常に良いご評価をいただきました。

文書受領時の課題

課題

・文書の受取方法が複数あることによる見逃しの危険性
・文書保管の作業負担

解決内容

・Anchorを利用することにより、別ルートで文書を発信することがなくなったこと
・加えて、Anchorは、既読・未読の管理を行っているため、まだ見ていない情報はすぐ
 にわかるようになっていること

これらにより、見逃しの危険性があるという課題について無事解決することができました。

文書の保管作業については、Anchor上で文書を管理しているため、物理的な保管が不要になりこの課題も無事解決することができました。

今回のお客さまは一人一台のパソコン環境ではありません。
そのため、文書回覧の実運用では、従前どおり文書係が文書を印刷し印鑑棚を付して担当者に回覧しています。

しかし、その後は文書を保管する必要がなくなったため、すぐにシュレッダー処理することで運用が大変楽になったということです。

また、Anchorには「優先閲覧機能」が標準搭載されています。
この機能は、重要な情報は、責任者が先に閲覧し、その後に他の職員が閲覧するというものです。

例えば、人事異動の情報が発信された場合に、支店長が一番最初に内容を確認するという機能です。支店長以外の職員は、支店長確認後に閲覧することができるようになります。
この機能も地味に気に入っていただきました。

文書の廃棄の課題

課題

・廃棄対象文書の取り出しの作業負担
・保管期限前の文書誤廃棄
・複数名による廃棄の作業負担
・シュレッダーのゴミの処分(事業用ごみ)

解決内容

Anchorを利用することにより、現物の管理が不要になったため、課題となっていたすべての項目について無事解決することができました。

文書の棚卸作業がなくなったため、大幅な作業負担の軽減になったと大変ご満足いただけました。

稟議と電子ファイル(原本ファイル)の保管

課題

・ペーパーの文書(稟議したもの)の保管作業
・原本ファイルの保管作業
・保管してある電子ファイルの検索(簡単に探し出す)

解決内容

前述の、「文書の承認(稟議)に関する課題」の解決内容に記載のとおり、Anchorは、情報を最初に登録するだけで、以降の処理はすべて自動的に行います。

ファイルサーバやグループウェアのファイル管理では、登録するファイル名をユニークにする必要があります。そのためファイル名の付与規則が必要になります。

しかし、Anchorの場合、ファイルは、Anchor内部でユニークなファイル名で管理しているため、登録するファイルの名前は重複していても全く問題ありません。
これも地味に便利な機能です。

上記の課題は、Anchor導入によりすべて解決することができました。

まとめ

今回のお客さまには、Anchorのコスト面、機能面、運用面、すべてにおいて非常にご満足いただきました。

Anchorを、文書管理はもとより事務作業の中心システムに据え活用していただけるということでした。

引き続き、精一杯ご支援させていただきます。

Anchorの機能のご説明

FAX送信システム:FAXの送信管理の課題をAnchorで解決した事例をご紹介

規程管理システム:社内規程の運用・管理の課題をAnchorで解決した事例をご紹介

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