ワークフロー

ペーパーベースの流れをシステム化したAnchor独自のワークフロー

ペーパーベースでの運用をイメージしたワークフローならAnchorをおすすめします。

自由な回付者設定、回付途中での回付者変更が可能です。

さらに、Anchor内のほぼすべての情報と連動します。

ペーパーベースでの流れををシステムで再現

一般的なワークフローは、事前にシステムに回付先を登録しその流れに沿って情報を回付します。

その設計・設定作業には多大な時間を要します。

また、人事異動があった場合などは、その内容を見直す必要がありますが設定が面倒だったりします。

せっかく時間とコストをかけて設定したワークフローの流れですが、実際の運用ではなかなか設定どおりにはいかないものです。

回付中に「この人にも回付した方が良い」と途中で回付者を追加する必要があったり、回付者が出張や休暇で不在であったり...。

回付者が不在の場合は「外部から承認操作ができます!」というワークフローも多くなりましたが、これでは休暇中でも常に仕事に追われることになります。

ペーパーベースでの稟議なら、回付者が不在の場合は次の承認者に回付しているはずです。

Anchorは、ペーパーベースでの運用をイメージした自由な回付者設定、回付途中での回付者変更が可能です。

回付者テンプレートを自由に作成可能

回付者のテンプレートを設定することができます。

全部署共通で使用するもの、各部署で個別に使用するものなど自由に何種類でも作成できます。

テンプレートの作成は、回付者を順番に選択するだけの簡単操作。

回付順を変更する場合もマウスでドラッグ・ドロップするだけの簡単操作でテンプレートを驚くほど短時間で作成できます。

テンプレートをベースにその都度必要な回付者を自由に追加したり外したりできるので、ペーパーベースと同様の運用が実現できます。

差し戻しや意見

差し戻し(最初からやり直し・自分からやり直しの2種類あり)や意見を付けることももちろん可能です。

回付関係者はその意見や承認状況を確認することができます。

複数のファイルを添付可能

複数のファイルを添付して回付することができます。

ワークフローの導入のために、従来の事務の流れを変えることなく、ワークフローを導入できます。

ワークフロー+情報配信+ファイル管理

一般的なグループウェアは

一般的なグループウェアやワークフローシステムでは、情報配信やファイル管理など、それぞれの機能が分離されています。

例えば、ワークフローで決裁後に情報を配信したりファイルを保管したりする場合は、ワークフロー決裁後に改めて情報配信やファイル管理に登録するという操作を行う必要があります。

Anchorなら

Anchorなら、ワークフロー決裁後、自動的に情報配信やファイル保管に連携できるので、情報の登録はワークフローを始める時だけ。

あとはAnchorがすべて自動的に行います。

利用事例

交通費精算

多くの会社では交通費精算をする場合、専用の申請書(EXCELで作成)に交通費の情報を入力後、印刷して主幹部署に提出するか、または電子メールで申請書を送付するといった運用を行っていることでしょう。

申請書の様式は、それまでの経験やノウハウを詰め込んだもので、申請する人、処理する人が便利なように作成されています。

ワークフローシステムに合わせて内容を簡単に変更できるようなものではありません。

中にはEXCELの関数やマクロを組み込んで自動処理する項目があったりもします。

Anchorは、その様式を添付して申請書を回付するだけ。

従来のノウハウをそのまま継承できます。

申請書を変更したり、ウェブ画面で処理するワークフローシステムのように重要な項目を削除したりする必要もありません。

回付した申請書は、決裁後自動的に保管・管理されます。

内部向け文書発信

内部向けの文書を発信する場合、発信前に上長および関係者に内容の承認を得ているでしょう。

承認を得た後、文書を発信する流れになると思います。

また、発信した文書の電子ファイル(原本ファイル)は、ファイルサーバなどのファイル管理システムに登録すると思います。

一般的には、これらの作業はそれぞれ別々に行う必要があります。

そのため、発信した文書をファイルサーバに格納し忘れたり、どこに保管したかわからなくなったりするケースが少なからず発生します。

Anchorは、承認作業、承認後の文書発信、電子ファイルの保管の流れをすべて自動で処理します。

わざわざ各工程で担当者の手を煩わせることがありません。

ワークフローを開始する際に情報を登録するだけで、あとはすべてAnchorが自動処理します。

ペーパーベースでの稟議(回付)をシステムで実現する、さらに便利に、情報配信(周知)・ファイル管理と連動するワークフローはAnchorにお任せください。

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