ゴミ箱

Anchor独自の管理方式でファイルをしっかり管理 ゴミ箱化させません

サイボウズやデスクネッツなどのグループウェアと比較しても絶対おすすめの情報管理ソリューションAnchor。Anchorのファイル管理機能についてご説明します。

ファイルサーバ、こんなことになっていませんか?

情報共有のためファイルはファイルサーバに保存しましょう。ファイルは大切な会社の財産です。

しかし、

● その大切な財産を必要な時にすぐに探し出せない
● 附属資料などの関連する資料がすぐにわからない
● ファイルサーバの空きが少なくなってもどのファイルを削除したらよいかわからない

といった状況になっていませんか?

そんな困った状況をなんとかしたいならAnchorをおすすめします。

Anchorはファイルの情報、保管期間・所有者などを管理し、保管期間をすぎた情報は自動的に削除されます。ファイルをしっかり管理したいならAnchorをおすすめします。

ファイル管理の新しい発想

従来のファイルサーバ

従来から活用されてきた多くのファイルサーバは、Windowsのエクスプローラ風の見慣れた左右2画面構成です。

画面左にはフォルダの一覧が、画面右にはそのフォルダに入っているファイルの一覧が表示されます。

アクセス権(セキュリティ管理)は、システム管理者がフォルダに設定します。

そのフォルダに入っているファイルは許可された人しか見ることはできない仕組みです。

しかし、アクセスが許された人であれば、そのフォルダに入っているファイルはすべて見ることができます。

フォルダに入っている各ファイルにアクセス制限をかけるような運用はあまり行ってはいません。

つまり、重要な情報を特定の人にだけアクセスさせる...というような運用はできないということです。

そのような場合は、結局、ファイルサーバではなく各担当者のパソコンにデータを保管するといったことになります。

また、多くの場合、フォルダの中にサブフォルダを自由に作れるようにしています。

利用者が自由に作成するため、どんどん階層が深くなってしまい、必要なファイルがどこに入っているのか担当者しかわからないというような事態も往々にして発生します。

ファイルサーバがパンク

ファイルサーバの容量が不足してきたので、不要なファイルを削除してくださいというお願いを聞いたことはありませんか?

ディスクの容量を増やすという方法もありますが、結局は将来的にはまた容量が不足してしまいます。

不要なファイルを削除するにしても、どれが不要なファイルなのか判断できない場合も多々あります。その場合は削除せずにそのまま残しておきます。

つまり、必要なファイルはわかっても、不要なファイルはわからないためどんどんファイルが増えていくということになります。

いわゆるファイルサーバのゴミ箱化が進んでいくことになります。

これでは、ディスク容量を増やしてもゴミファイルが増えるだけになります。

Anchorの考え方

Anchorは、これまでのファイルサーバとは全く異なった考え方でファイルを管理します。

すべてのファイルは、バインダーに挟んで、キャビネットに保管するという考え方です。

バインダーに関係するファイルをすべて挟み込むので、バインダーを開けば関係するファイルがすべて入っているということになります。

従来のファイルサーバのように関連するファイルを探すのに苦労する必要もなくなり、ファイル名が重複しないように付与規則を考える必要もありません。

また、バインダーにはアクセス制限をかけることができます。

アクセス権がない人はバインダーの存在自体を知ることができません(バインダーが見えません)。

そのバインダーをキャビネットに保管します。

キャビネットにはアクセス制限をかけることができます。

アクセス権がない人はキャビネットの存在自体を知ることができません(キャビネットが見えません)。

Anchorでは、キャビネットとバインダーにそれぞれアクセス制限を付けることができます。

加えて、バインダーに挟み込んだ各ファイルには個々に他の利用者に見えるようにするか、それとも見せないようにするかを設定することができます。

例えば、バインダーに挟み込んだPDFファイルは見せるが、DOCファイルは見せないといったようなことができます。

ファイル管理の内容

利用開始日時、保管期限が設定可能

いつから他のユーザが使えるようにするかという利用開始日時といつまで他の利用者に見せるかという保管期限を設定できます。

保管期限が過ぎたファイルは利用できなくなります。

ただし、登録した人は保管期限に関係なくいつでも利用することができます。

バインダーの背表紙

バインダーには、タイトルや概要、挟み込んであるファイルの名前、利用可能なユーザなどの情報が書き込まれます。これで、ファイルの持ち主をすぐに判別できることになります。

利用可能なユーザを設定しなければ自分専用のバインダーとなります。

高速な検索機能

高速な検索機能で、すぐに目的のファイルを探し出すことができます。

 

ファイルをしっかり管理したいのであればAnchorをおすすめします。

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