Anchorしかできない内部向け文書の発信と管理

ファイルサーバやファイル管理の仕組みをお使いの会社であれば、社内の内部文書の発信や管理も行っていると思います。

Anchorは、既存のグループウェアにはない、または専用の文書管理システムを導入しないと実現できない内部文書の発信から管理までもサポートします。

内部向け文書

内部向け文書とは、組織内の職員向けに発信する社内文書をいいます。

グループウェアにはないAnchor独自の機能

一般的にグループウェアといわれるものでは、内部向け文書の発信や管理をする機能はサポートしていません。

それは、ファイル管理の仕組みを利用して代用しているからです。

しっかりとした管理をするためには、一般的には専用の文書管理システムを利用する場合が多いと思います。

Anchorなら、文書管理システム同様の内部向け文書の発信・管理ができる仕組みを標準で備えています。

機能の内容

1.指定した日に文書を発信します。未来日の指定ももちろん可能です。時刻の指定も可能ですので、15時に発信といった運用をすることもできます。

2.発信した文書の保管期限を管理します。保管期限を過ぎた文書は自動的に削除されます。そのため、期限を過ぎた文書の棚卸の必要がありません。また、永年保管とすることもできます。

3.全員、特定部署の全員、または特定の個人など、発信先を自由に指定できます。また、任意のグループ(プロジェクトチームやワーキンググループなど)にも発信することができます。

4.特定の個人宛の文書は親展扱いとなり、発信した人と受け取った人しか見ることができません。通常文書はファイル管理、親展文書は電子メールといったように文書の二元管理を行う必要がなくなります。

5.文書を発信する際の誤発信を防止するため上長の承認を得てから発信する運用ができます。

6.人事情報や決算情報など、上長が優先的に閲覧した方が望ましい場合の運用ができます。部下の職員は、上長閲覧後に見ることができるようになります。

7.Anchor独自の便利なワークフローと連動し、文書の稟議決裁から発信・管理、削除に至るまで一つの流れの中で自動的に処理することができます。

 

ペーパーベースの流れをシステム化したAnchor独自のワークフロー

 

Anchor独自の管理方式でファイルをしっかり管理 ゴミ箱化させません

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