社内規程

Anchor独自の検索エンジンでリアルタイムに漏れなく目的の規程を探し出します

●社内規程作成後の会議(検討・承認会議等)の開催
●承認作業(ワークフロー)
●規程
の原本ファイル(WORD等)の保管・管理
●職員への周知
●超高速な全文検索が使える規程利用(閲覧)

に至るまでを標準機能として実務に沿った形で強力に支援します。もう高価な規程管理システムは必要ありません。

社内規程...どのように管理・運用していますか?高価な規程管理システムを導入してますか?または手作業で管理していますか?

高価な規程管理システムって本当に必要なんでしょうか?また、手作業で行っている場合は管理が煩雑になってはいませんか?規程を使う側(見る側)は便利に使えてますか?

Anchorは、他のグループウェアにはない社内規程の承認手続き、保管・管理、職員への周知、全文検索機能を駆使した効果的な閲覧までを標準機能で実務に沿った形で強力に支援します。

 

【社内規程の作成】

多くの会社では、社内規程はワープロソフト(WORD等)を利用し作成しています。現実的にその方が一番効率が良く自由に作成できるからです。

これまでの経験で最善の方法にて社内規程を作成してください。それが一番良い方法だと考えています。

 

【施行までの流れ】

◇検討会議

社内規程を施行するには、社内のルールに従った検討会議などに諮る必要があります。

Anchorのスケジュール機能を使って会議を開催し、その会議の資料として施行する社内規程の資料をスケジュールに添付します。これで、資料の事前配布ができますので会議当日に資料を配る必要もなくなり、出席者は事前に資料の確認ができるので十分な審議が行えます。

◇決裁手続き→周知→原本ファイルの保管

決裁手続きにはワークフロー機能を使用し承認者に順番に回付し決裁を得ます。ワークフローの回付者は自由に設定できます。また、テンプレート機能を使えば標準的な回付者を自動選定しますので変更したい回付者を追加したり外したりすることができます。

決裁されると自動的に社内規程の施行が職員に周知されます。承認を得てから周知するという運用もできます。その際には、承認者に自動的に承認要求が行われます。

周知と同時に原本ファイルは自動的に保管・管理されます。また、原本ファイルは何世代でも保管することができます。

◇事前予約

周知する日時を事前に予約しておくことができるので、施行日の前日や当日にバタバタすることもありません。

Anchorを使えば、承認手続き、周知、ファイル保管・管理まで一気通貫で事務手続きを完了させることができます。

 

【規程の検索・閲覧】

◇閲覧時の画面構成

見慣れた2画面構成で規程を表示します。左側が規程の一覧、右側に規程の内容を表示します。

◇全文検索機能で目的の規程を瞬時に絞り込み

文字入力と同時に連動する高速な全文検索機能で左画面の規程の一覧をキーワード入力に合わせ瞬時に絞り込めるので目的の規程を圧倒的な速さで探し出すことができます。

検索キーワードは一般的な名詞での検索ではなく文字単位で検索するため検索漏れがありません。

◇規程の並び順

気になる規程の並び順は、マウスのドラッグ・ドロップですぐに自由に並び替えることができます。

 

【活用事例】

◇社内の機構改革により部署名が変わってしまった

このような場合、変更される部署名が記載された規程を漏れなく探し出す必要があります。

そんな場合は全文検索機能をご利用ください。部署名を記載している規程を瞬時に探し出します。

◇規程内特定のページををすぐに閲覧できるようにしたい

Anchorはページを指定して規程を表示することができますので、規程のページをめくりながらコード一覧のページを探す必要はありません。すぐに該当ページを表示します。

 

Anchorはこれまでにない発想で便利な機能をご提供します。

 

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