見ないでください

サイボウズやデスクネッツなどのグループウェアを超えた機能をAnchorがご提供します

● 自分に関係する情報だけが欲しい
● 各情報が連携出来たら便利
● 気になる情報はブックマークしていつでも見れるようにしたい
● 社内規程も管理したい
● ワークフローも使いたい
● 自動的に情報が連携したら便利なんだけど

そんなグループウェアが欲しいとお考えであれば、Anchor(アンカー)をお勧めします。

Anchorは、従来のグループウェアでは実現できていない「文書管理システム」「規程管理システム」「ワークフローシステム」を加え、さらに「グループウェア」の必要な機能を含めたすべての機能をご提供します。

目次

あなたに必要な情報だけをお届け

一般的にグループウェアは、情報の置き場所(保管場所)を提供するシステムです。

一方Anchorは、あなたに必要な情報を届けるシステムです。

情報の置き場所から、自分が必要な情報を探し出す必要はありません。

Anchorがあなたに情報を届けてくれます。

文書管理機能

社内では、本部から営業所へ、また逆に営業所から本部へと日々さまざまな社内文書がやりとりされています。

会社によってやりとりの方法は様々。

ファイル管理システム、社内メール便(車)、高価な文書管理システム、電子メール、FAX...。

文書の決裁から発信、廃棄まですべて自動で処理

正式な会社の文書(通知文書や連絡文書といわれるもの)は、社内の正式な手続き(稟議決裁)を経て相手先に届ける必要があります。

Anchorは、ワークフローで稟議決裁から文書の発信までを一連の流れの中で行えます。

稟議決裁はワークフローで、文書発信は電子メールでといったように処理が分断されることがありません。

重要文書発信時の上長承認機能

重要な文書については、上長の承認後に発信することができます。

自動廃棄処理

保管期限を過ぎた文書は、自動的に廃棄されます。

情報配信機能

掲示板・お知らせなどを情報を自由に配信

掲示板・お知らせなどのようにいろいろな情報を自由に配信することができます。送り先(配信先)は部署単位であったり個人であったりと自由に組み合わせて送ることができます。

電子メールと同等以上の機能を

情報配信では、一般的に電子メールを利用することが多いと思いますが、電子メールと同等以上の機能を、セキュリティ面(誤送信など)や操作面での面倒感を大幅に軽減しながら実現できます。

配信する際に責任者の承認を

情報を配信する際に責任者の承認がないと配信できないようにすることもできます。

閲覧する際に優先して閲覧する人を設定できます

決算の情報や人事異動の情報など、重要な情報の場合には最初にその部署の責任者が確認し、その後各職員が閲覧するというような運用も実現できます。

ファイル管理・共有機能

利用開始日時、保管期限が設定可能

利用開始日時、保管期限が設定可能なファイル管理機能です。保管期限を過ぎたファイルは利用できなくなります。

関係するファイルをひとまとめにして管理・共有

一般的な単にファイル置き場としてのファイル共有(ファイルサーバ)とは異なり、ファイル単位で共有するだけではなく、関係するファイルをひとまとめにして共有(バインダーイメージ)することもできます。

ファイル(バインダー)単位にアクセス制限

一般的なファイル置き場(ディレクトリ)にアクセス制限をかけ利用者を制限する方式ではなく、ファイル(バインダー)個々にアクセス制限をかける方式ですので、ファイル置き場を意識することなく自由に厳密なアクセス制限が可能です。

ディレクトリ構造が深くなってしまってどこにファイルを置いたかわからない...といった煩わしさからも解放されます。

高速な検索機能

高速な検索機能で、すぐに目的のファイルを探し出すことができます。

ゴミ箱化の防止

すべてのファイルに内容や所有者が記録されているためファイルの管理が容易になりゴミ箱化を防止できます。自分だけの重要なファイル置き場として利用することもできます。

ワークフロー機能

ペーパーベースでの稟議(回付)をシステムで実現

一般的なワークフローは、事前に回付先を設定しその流れに沿って情報を回付します。しかし、実際の運用では設定どおりにはいかないものです。回付中に「この人にも回付した方が良い」と途中で回付者を追加する必要があったり、回付者が出張や休暇で不在であったり。

回付者が不在の場合は外部から承認操作ができます!というワークフローが多いですが、これでは休暇中でも常に仕事に追われることになります。ペーパーベースでの稟議なら、回付者が不在の場合は次の承認者に回付しているはずです。

Anchorは、ペーパーベースでの運用をイメージした自由な回付者設定、回付途中での回付者変更が可能です。

回付者テンプレートを自由に作成可能

回付者テンプレートを共通用・部署用など自由に作成できます。そのテンプレートをベースに必要な回付者を自由に追加したり外したりできます。

差し戻しや意見をつけることももちろんできます

差し戻し(最初からやり直し・自分からやり直しの2種類あり)や意見を付けることももちろん可能です。

ペーパーベースでの稟議(回付)をシステムで実現するワークフローはAnchorにお任せください。

ワークフロー+情報配信+ファイル管理

一般的なグループウェアは

それぞれの機能が分離されているため、例えば、ワークフローで決裁後に情報を配信したりファイルを保管管理したりする場合は、ワークフロー決裁後に改めて情報配信やファイル保管に登録するという操作を行う必要があります。

Anchorなら

ワークフロー決裁後、自動的に情報配信やファイル保管に連携できるので、情報の登録はワークフローを始める時だけ。あとはAnchorがすべて自動的に行います。

社内規程の管理・周知・閲覧機能

原本ファイルと公開用ファイルを一緒に管理

社内の規程の原本ファイル(WORD等)と公開用ファイル(PDF)を一緒に管理しPDFファイルだけを公開するといった運用ができます。バラバラに保管・管理する煩わしさから解放されます。

世代管理

原本ファイルは何世代でも管理することができます。

高速な全文検索機能

AND検索が可能な高速の全文検索機能を使ってすぐに目的の規程を探し出すことができます。

規程の管理と情報配信の連携

規程の管理と情報配信機能の連携で、規程が更新されたことをすぐに周知することもできます。

規程の並び順

気になる規程の並び順は、マウスのドラッグ・ドロップですぐに自由に並び替えることができます。

見慣れた2画面構成

規程は使い慣れた(見慣れた)エクスプローラ風の2画面構成で左側に規程の一覧を右側には規程の内容を表示します。

文字入力と同時に連動する全文検索機能で左画面の規程の一覧をキーワード入力に合わせ瞬時に絞り込めるので目的の規程を圧倒的な速さで探し出すことができます。検索キーワードは一般的な名詞での検索ではなく文字単位で検索するため検索漏れがありません。

ブックマーク機能

すべての情報にブックマーク可能

Anchorはすべての機能が連動しているので、必要な情報はブックマークすることでいつでもその情報にアクセスすることができます。

チェックボックスをチェックするだけの簡単操作

ブックマークは、チェックボックスをチェックするだけの簡単操作。ブックマークを解除する場合もチェックボックスのチェックを外すだけの簡単操作です。これでいつでも欲しい情報に即座にアクセスできます。

既読・未読管理

Anchorは情報の既読・未読管理を行っています。情報は未読のものを最初に表示するので見逃すといったことがありません。

また、配信した側では配信した情報を配信先で見てもらえたかどうかは常に気になるところです。Anchorはいつでも配信先で情報を確認したかどうかを確認できるので、急ぎで確認して欲しいような情報であれば未読先に個別に連絡する...といったことも可能になります。

EXCELファイルのシート分離機能

こんな状態ではないですか?

仕事をする上で必ずといっていいほど使っているEXCEL。便利ですよね。情報を整理するためにひとつのEXCELファイルにいろいろな情報をシートに分けて管理する。このようなことは多いでしょう。

例えば、複数の営業所があるような会社の場合、業務実績などの情報を各営業所ごとにシートに分けて本部で全営業所の状況をひとつのEXCELファイルとして管理されているでしょう。その情報を各営業所にシートごとにわけて送りたいということも多いはず。

その際、他の営業所の情報は開示したくないという時はどうしますか?ひとつのEXCELファイルから各シートごとに新たなEXCELブックを作成しそれを電子メールで送付する...。こんなことをしていませんか?面倒ですしミスも誘発します。また長い作業時間も必要になります。

Anchorなら

Anchorなら情報配信する際にEXCELファイルを添付しシートごとに分離して配信するという設定をするだけで面倒なシート分離・個別の情報配信をすべて自動で行います。

驚くほど短時間で一連の作業を自動的に行います。

スケジュール管理・会議開催支援機能

シンプルなカレンダー形式

カレンダーを使ったスケジュール管理もご利用いただけます。カレンダー形式のシンプルな見た目に必要十分な機能を備えています。カレンダーは、とても見やすいGoogleカレンダーのようなイメージです

簡単操作

スケジュールの登録はカレンダーをクリックするだけ。日時の変更はマウスでドラッグ・ドロップするだけ。もちろん、他の人のスケジュールも簡単に登録したり確認できます。

会議の計画

面倒な会議の開催も、出席者や利用する施設を選択して予定を一気に表示し空いている時間にスケジュールを登録するだけの簡単操作です。

同時に出席者にも予定が登録されます。

スケジュールの種類

会議や出張・来客などのスケジュールの種類も共通で使用するもの・部署個別で使用するものといったように自由に設定できます。

台帳として活用するスケジュール管理機能

EXCELへの出力

スケジュール情報を一覧表示したりEXCEL(CSV)に出力することができます。

管理台帳として

リース機器のリース期限や期日管理が必要な情報などをスケジュールとして登録しておけば、カレンダーで視覚的に管理し、EXCELに出力して管理台帳とすることもできます。

複数の管理台帳で管理しているが故の管理漏れといったことを防止できます。

特に予算に関係するものの期日管理に利用することで予算計上漏れといったような事態を防止できます。

施設予約

スケジュール機能は施設予約としても利用できます。スケジュールを登録する際に利用する施設を選択すれば施設予約をすることができます。施設の予約状況もカレンダーで確認することができます。

メッセージ機能

電子メールと同じようにメッセージをやりとりできます。複数のファイルを添付することもできます。

セキュリティで問題となる外部とのやり取りがないためウイルス等の心配がありません。また、既読・未読管理もできます。

 

Anchorはこれまでにない発想で便利な機能をご提供します。

 

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