一番の無駄

ムダと思った業務「会議・打合せ」「資料探し」

課題と感じる業務は「会議や打ち合わせ」がトップ

管理職に、早急に見直しや何かしらの手立てを考える必要がると感じている業務領域についてのアンケート結果では、「会議や打ち合わせの時間・回数」(35.0%)が最多とっています。

具体的な意見を聞くと、

・「生産性を上げるための会議が長くて結果が出ず一番生産性の無駄だと感じている」
・「会議に時間が取られて実務が追いつかないと、会議中に他の仕事をしている人がおり、何のための会議なのか分からないことが多い」

などといった、現状は、非効率的な会議になっているという声が寄せられています。

業務量が増えて人手が減った状態で、どう残業抑制しろと?

2位以降は

2位以降は、

・「資料作成」(30.1%)
・「稟議申請・承認」(19.9%)
・「書類を探す時間」(17.1%)
・「社内メール」(16.0%)
・「申込書や、契約書の押印対応依頼」(10.8%)
・「勤怠管理」(9.6%)

と続いています。

全体的に、働き方改革の実施によって管理職に業務量のしわ寄せが来ていると感じている人が多いようです。

具体的な声

「働き方改革によりプロジェクトリーダーに任命され、会議で使う資料を毎度作らなければならず、業務やタスクは増えたが自身の業務効率を改善する余裕がなかった」

「残業時間の抑制を強いられているが、業務量が減らないのに、いや、増えて人が減って居るのに、どうしたらそんな発想が出てくるのか?」

といった声が聞かれます。

また、業務改善のため稟議書に添付する書類を削減した金融業界で働く人からは

「『あれはどうなってる?それはどうした?』と聞かないと安心出来ない上司が多く、結局、二度手間が増えて時間のロスが増えてしまった」

という声もあがっています。

働き方改革と収益向上のバランスを保つことは困難

次は、経営者に一番課題だと思う業務領域を聞いたところ、結果は以下の通りとなっりました。

1位「書類を探す時間」(27.3%)
2位「経費精算」(14.0%)
3位「会議や打ち合わせの時間・回数」(13.2%)
4位「訪問先への移動」(12.4%)
5位「資料作成」(11.6%)
以降「請求書の袋詰め&送付」(9.1%)、「勤怠管理」(8.3%)と続く。

ある経営幹部の声として、

「業務生産性の向上という御旗のもと、時間外残業の削減を至上命題に掲げる一方、収益を上げるために結果を求める飽くなき追及もあり、バランスの均衡を保つことは困難」

といい、経営陣も

「「働き方改革」と「収益向上」の両立は難しい」

と感じているようです。

このようなことから、現状では、

「業務の改善や効率化、旧来からある会議の削減などが行われていない」

「本来の『売り上げを上げるための業務』に手が回らず、残業や休日出勤ができないための苦しむ管理職の姿が浮き彫り」

となっています。

このような課題を解決するには

単に、人に頼る対策には限界があります。

時間外勤務だけを削減し、体制を見直さないとなれば、特定の職員の負担が増加するか、売り上げの減少につながってしまいます。

体制を見直すことも難しく、ましてや打ち上げの減少となっては大きな問題です。

では、どのようにこの課題を解決するのが良いのか。

それは、やり方、考え方を変え、業務の流れ・手数を変える(減らす)ことが重要となります。

人に頼っている部分をコンピュータなどに少しずつ変えていくことが必要になります。

「人でできることは人がやる」から「システムでできることはシステムでやる」への変革が必要になってきます。

おすすめのシステムは?

業務を支援するシステムは沢山あります。

文書やファイルを管理する目的であれば「文書管理システム」。

コミュニケーションが目的であれば「グループウェア」。

しかし、いずれも特定業務の支援システムであるため、多くの業務を変革するためには多くのシステムを導入しなくてはなりません。

システムが多ければ多いほど覚えることも多くなり、結局は、使う人が馴染まず(面倒くさい感)使われなくなっていく。これが、これまでのシステム導入の失敗例です。

また、業務をシステムに合わせる必要があるため、せっかく長年かけて築き上げてきた業務の流れ・ノウハウを一新することが必要になります。これも非常にもったいないことです。

このように、多くのシステムを導入することは、コストがかかり過ぎる、馴染まないなど、課題を解決するどころか、逆に新たな課題が多くなってしまいます。

結局、「人でできることは人でやる」に逆戻りしてしまいます。

多くのシステムを導入することなく、これまで築き上げてきた業務の流れやノウハウを失うことなく、効率的に業務を支援するシステムは、Anchorが最適です。

現場の声をシステムに反映したAnchorであれば、これまで抱えていた多くの課題を一気に解決するお手伝いが可能です。

使い方も自由度が高く、あらゆる業務に柔軟に対応することが可能です。

是非、Anchorをご検討ください。

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