多くの企業で「コスト削減」「業務効率化」「ペーパーレス」「内部統制」などを理由に文書管理システムを導入しています。

では、導入した文書管理システムに対して、利用している人、導入した企業では満足しているのでしょうか。

気になりますよね。

実は、文書管理システムを導入している約7割の企業で、導入した文書管理システムに満足しているというのです。

ここでは、現在満足している文書管理システムを導入した際にどのような点を重視して選定したのか、そのポイントについてご紹介していきましょう。

導入・運用コストよりも「使い勝手」を重視

システムを導入する際に、やはり重視するのはコストだと思いますよね。

しかし、導入した文書管理システムに満足しているという企業は違うんです。「コスト」よりも「使い勝手」を重視しているのです。

導入した文書管理システムに満足している企業では、次の点を重視していました。

１．運用管理のしやすさ
２．文書・データ登録のしやすさ
３．導入コスト
４．運用管理コスト
５．セキュリティ

一般的に文書管理システムなど業務システムを導入する際には、ほとんどが「コスト」を重視するという結果が出ています。

どうやら、満足する文書管理システムを導入するには、「運用管理」や「文書・データ登録のしやすさ」といった「使い勝手」が大切ということですね。

満足度のアップには利用者がメリットを感じることが重要

文書管理システムに対する満足度にも変化が現れています。

数年前に調査した結果では満足度が56％だったのに最新の調査では77％にアップしているのです。

どこが満足度のアップにつながったのでしょう。

数年前は、どこに満足していたのかというと、

・書類削減に貢献した
・内部統制に有効だった

といった内部統制やコンプライアンス対策のような管理者側の立場からの満足度でした。

しかし、最新では、利用者側のメリットが大きくなったことが大きなポイントのようです。

例えば、

・社内会議での活用
・営業先での情報閲覧
・業務効率化

が実現できたということが大きなポイントになっています。

また、

・動作が遅い
・添付できる文書数に制限がある
・使い勝手が悪い

といった利用する人の不満が少なくなったことも満足度アップにつながっています。

つまり、管理者も利用者も互いに文書管理システム利用のメリットを感じることがでていることが満足度が大幅に上がった要因なのです。

文書管理システムは要らないという声も

文書管理システムの導入に満足しているという声がある一方で、文書管理システムは要らないという企業もあります。

その理由は、

・文書管理システムがなくても運用できている
・ファイリングやパソコンでのデータ保管で十分
・管理すべき文書はあってもシステムを導入する予算がない
・そもそも管理すべき文書がない

といったものです。

従業員規模別にみると、文書管理システムを導入していないのは100人以下の中小企業では50％を超えています。
多くの企業では、まだまだ紙ベース・パソコンベースでの運用が残っているということです。

今が文書管理システムの導入を検討すべき時期かも

「文書管理システムは要らない」でご紹介したように、確かに少人数のチームやプロジェクト間での文書管理・共有であればシステムによる管理が必要ではないと感じることは多いでしょう。

しかし、契約書やプロジェクトの成果物管理など、その影響範囲がプロジェクトの枠を超えることが予想されるような場合は文書管理システムの利用を検討したほうが無難だと言えます。

内部統制やリスク管理の側面からも契約書の一元管理やワークフロー設計は必須であることはもちろん、社内で発生するさまざまな成果物を会社の資産として一元管理して有効活用できる体制の構築は、新技術や業務ノウハウの蓄積につながり、結果として現場の作業効率を高めることになります。

リスク軽減や業務効率化といったいわゆる「守り」の体制整備に対しては、なかなか経営層に費用対効果を提案できないといった声も聞かれます。

しかし、前述したように・社内会議での活用・営業先での情報閲覧・業務効率化の浸透や法改正などの外部環境の変化が、社内紙文書のデータ化やツールにおける文書管理の直接的なメリットを後押しする流れになりつつあります。

こんな今だからこそ、社内文書の全社データ管理と有効活用のあり方を真剣に検討する時期と捉えても良いのかもしれません。

以上、文書管理システムを導入する際には「使い勝手」を重視し検討した結果、満足しているという企業が70％を超えているということをご紹介しました。

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