デスクネッツとAnchorの比較

文書管理機能でデスクネッツとAnchorを比較してみました

グループウェアでサイボウズと並んで人気のあるデスクネッツ情報管理ソリューションAnchorで、文書管理(ドキュメント管理)の機能を比較してみました。

デスクネッツはオンラインデモを拝見し内容を確認しています。

今回の比較は、2018年6月に行ったものです。

 

文書管理機能の呼び方について

文書管理については、様々なシステム等が販売されておりますが、各販売元によって文書管理という場合とドキュメント管理という場合があります。

デスクネッツの場合は「文書管理」と呼んでいます。

Anchorの場合は、文書の管理やお知らせなどの管理もすべて同じ考えのもと行っているため特に文書管理とは呼ばずに「インフォメーション」と呼んでいます

 

文書管理のイメージ

デスクネッツの場合

基本的には、Windowsのエクスプローラのイメージです。

文書は指定されたフォルダに保管します。

そのフォルダには、サブフォルダを作ることもできます。

また、フォルダ・サブフォルダごとにアクセス権を設定することができます。

ファイルサーバをイメージするとわかりやすいかもしれません。

 

デスクネッツの文書管理は、ファイル管理(ファイルサーバ)に、

・ファイルをまとめる機能(1文書に複数のファイルを添付)

・タイトル・コメントを付す機能

・文書に保存期限を付すことができる機能

・文書を検索する機能(タイトルやコメントなど)

などが付いたものと考えるとわかりやすいと思います。

 

デスクネッツの文書管理は、「〇〇のフォルダに文書を置いておいたので見てね!」という感じです。

Anchorの場合

Anchorの文書管理機能は、デスクネッツのように文書(ファイル)を管理することはもちろん、文書の発信(配布)も意識した機能になっています。

格納するというだけではなく、送り届けるというイメージです。

 

文書は、仮想のキャビネット(最上位フォルダと考えてください)にすべて保管されるイメージのためWindowsのエクスプローラとは少し趣が異なります。

また、ファイルサーバのようにサブフォルダという考えもありません。

キャビネット内に、関連する文書がすべて格納されるというイメージです。

わかりやすいイメージだと、キャビネットの中に関連するファイルが綴り込まれたバインダーが格納されている感じです。

ただし、アクセス権がない文書(バインダー)については、キャビネットを開いても表示すらされません(自分にアクセス権がある文書(バインダー)だけが表示されます)。

また、表示された文書は、公開日や作成者(部署)・タイトルなどで並び替えもできますし、それらの情報をもとに瞬時に絞り込みもできます。

 

サブフォルダがないことにより、あちこちのサブフォルダを探し回る手間も要りません。

また、すべてのキャビネットを一気に探すことができまるのが大きな特徴です。

管理する情報については、デスクネッツと同様です。

 

Anchorの文書管理は、「自分が見なければいけない文書が自動的に表示される」とういう感じです。

デスクネッツの「見にいく」という考えに対して、Anchorは必要な文書が「表示される」という点が大きな違いです。

 

文書のアクセス権について

デスクネッツの場合

アクセス権は、ユーザ(個人)、組織(部署)、ロール(役職)で指定できます。

該当するユーザ/組織/ロールをチェックするだけで簡単に設定できます。

組織階層を意識した設定もできます。

アクセス権は、参照・変更・削除から選択することができます。

文書ごとにアクセス権を設定できるので自由度が高いです。

ただし、自由度が高い分、設定が複雑になってしまい利用者が十分理解しないと使いずらいかもしれません。

ファイル管理をイメージするとわかりやすいと思います。

Anchorの場合

Anchorの考え方は、デスクネッツの考え方とは大きく異なります。

Anchorの場合は、配布先(公開先)には参照権限(ダウンロードはできます)のみが自動的に与えられます。

配布先では、更新したり削除したりすることはできません。

また、文書管理のイメージでも書きましたが、配布先(公開先)以外の人(関係のない人)には文書が表示すらされないため文書の存在自体を知ることができません。

 

文書管理は、ファイル管理とは違い責任を持って文書を管理する必要があるため、変更や削除権限があるのは文書の登録者本人のみとなります。

そのため、アクセス権の考えは非常にシンプルです。

登録者本人が不在(人事異動や退職、長期休暇など)の場合は、担当者を変更することにより変更・削除権限を他の人に替えることができます。

 

ひとつの文書に登録できるファイル数について

デスクネッツの場合

最大10個のファイルを登録できます。

その他に、関連する文書を登録することができます。

Anchorの場合

登録する数の制限はありません。

何個でも登録することができます。

 

文書に登録されている各ファイルのアクセス権限

デスクネッツの場合

文書に対してアクセス権を設定するため、その文書に登録されている各ファイル個別にアクセス権を設定することはできないようです。

そのため、文書にアクセスできる人は登録されているすべてのファイルを見ることができます。

Anchorの場合

文書に対してのアクセス権の他に、文書に添付されている各ファイルに対しても公開・非公開の設定ができます。

公開されているファイルは、文書にアクセスできる人(配布された人)は見ることができますが、非公開のファイルについては、文書を登録した部署または登録者本人のみ見ることができます。

 

Anchorの文書管理は、社内での通達・事務連絡なども意識した管理方式のため、公開する文書(ファイル)とその原本ファイル(WORDやEXCELなど)をひとつの文書に登録し、原本ファイルを非公開と設定することで、公開ファイルと原本ファイルをひとつの文書として一元的に管理することができます。

そのため、後日、原本ファイルを利活用することも容易にできるようになります。

 

文書の検索

デスクネッツの場合

検索対象は、文書名・コメント・ファイル名・添付ファイルのテキスト(全文検索)から指定したキーワードで検索できます。

検索対象フォルダを指定しての検索も、全フォルダ検索もできます。

また、更新日の範囲を指定することもできます。

検索時間は計測することができませんでした。

Anchorの場合

Anchorもデスクネッツと同様の検索ができます。

ただし、添付ファイルのテキスト検索は、文書管理機能のうち特定の種類の文書(社内規程等)に限るという点がデスクネッツと異なります。

 

文書の公開(配布)予約

デスクネッツの場合

公開予約はできないようです。

文書を登録するとすぐに公開されます。

Anchorの場合

指定した日時に文書を公開(配布)します。

予約ができるため、公開日(配布日)に担当者が休暇をとれないといったこともなくなります。

また、時刻の指定もできるため、時計を見ながら時間を待って文書を公開(配布)するという作業もなくなります。

 

文書の保管期限

デスクネッツの場合

文書を登録する際に、無期限か日付での指定ができます。

Anchorの場合

保管するキャビネットごとに保管日数を自動設定することができます(キャビネットを選択すると自動的に保管期限が設定されます)。

また、カレンダーから個別に設定することも永年保管とすることもできます。

文書の棚卸を考慮し、保険期限を月末日に自動調整させることもできます。

保管期限を過ぎた文書は公開されなくなりますが、登録部署(または登録者)では保管期限を過ぎても文書を見ることができます。

これにより、過去の文書を利活用し易くなります。

 

文書登録・変更・削除の際の承認

デスクネッツの場合

特に承認は必要ないようです。

Anchorの場合

保管するキャビネットごとに承認の要否、承認者を設定することができます。

つまり、重要な文書などは承認者の承認を得てから公開(配信)するという厳格な運用ができるようになります。

承認が必要なキャビネットに保管されている文書は、変更や削除する場合も承認者の許可が必要になります。自由に変更や削除はできません。

承認の必要がないキャビネットに保管されている文書については、登録者が自由に変更・削除することができます。

 

文書の既読・未読管理

デスクネッツの場合

管理の有無を確認できませんでした。

Anchorの場合

文書毎に公開先(配布先)の既読・未読を管理しています。

既読文書は、文書管理の画面に表示されなくなります(デフォルトでは未読文書のみが表示されます)。

既読文書を再度表示する場合は、既読文書を表示するためのチェックボックスをクリックすることで再表示させることができます。

 

また、既読・未読管理を行っているため、文書を公開(発信)した部署では公開先での既読状況をすぐに把握することができます。

この機能により文書の周知漏れを防ぐことができます。

急いで見てほしい文書などの場合には、既読状況を確認しまだ見ていない公開先に至急の閲覧を催促することもできます。

 

便利な機能として、都度文書の内容を見ずにチェックボックスをクリックするだけで強制的に既読状態にすることもできます(強制既読機能)。

 

文書のブックマーク

自分が必要な文書をいつでもすぐに見ることができるように、文書をブックマークする機能です。

デスクネッツの場合

機能の有無を確認できませんでした。

Anchorの場合

チェックボックスをチェックするだけで、文書毎にブックマークの登録・解除ができます。

ブックマーク登録された文書は、既読・未読に関係なく文書管理の画面に常に表示されます。

 

文書の優先閲覧

公開先(配布先)で文書を見る際に、責任者が先に閲覧するという機能です。

デスクネッツの場合

機能はないようです。

Anchorの場合

キャビネットごとに、先に閲覧する人を指定できます。

重要な文書などは、公開先部署の責任者が先に見て、その後に部下の職員が見るという運用ができます。

 

ワークフローとの連携

デスクネッツの場合

文書管理とワークフローの連携はないようです。

Anchorの場合

文書管理とワークフローを連携させることができます。もちろん、連携させないこともできます。

文書を公開(配布)する際に、ワークフローで承認を得たら自動的に公開(配布)するという運用ができます。

 

EXCELファイルの分割

EXCELファイルを、シートごとに別のEXCELファイルに分けたり、リストのグループごとにEXCELファイルを作成したりする機能です。

デスクネッツの場合

機能はないようです。

Anchorの場合

可能です。

ひとつのEXCELファイルから複数のEXCELファイルに高速で分割します。

また、同時に文書管理に登録します。

文書管理に登録する際には、アクセス権も自動的に設定します。

 

EXCELファイルの分割作業を手作業で行ったり、マクロを作ったりする必要がなくなります。

 

まとめ

デスクネッツの文書管理は、ファイル管理に機能を追加したものというイメージです。

Anchorの文書管理は、ファイル管理に加え文書を配信するという観点があることが大きな違いです。

 

文書の配布をファイル管理や電子メールで行っている場合は、Anchorの文書管理をおすすめします。

是非、ご検討ください。

 

Anchorに関するお問い合わせ

Anchorに関するお問い合わせは、下記のフォームからお願いします。

また、電話でのお問い合わせも可能です。

電話番号:022-781-6528 (担当:遠藤)

 

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