文書管理+規程管理+ワークフロー+コミュニケーション=Anchor

Final form of information management solution

ありそうで なかった

-オフィスに必須-

文書管理システム

Anchor(アンカー)

金融機関や一般企業での採用多数
もう、これ以外の選択肢は
ありません

お問い合わせは、コシェル株式会社まで

022-781-6528

平日9:00から18:00までお待ちしております

文書管理システムの状況

導入目的は?

導入目的は業務の効率化とペーパーレス化で約60%を占めています

管理対象は?

管理する文書・情報の対象はマニュアル・手順書、社内規程、議事録、契約書となっています

文書管理の課題(生の声)

未導入の場合

●紙ベースの資料が多く保管場所の問題が今後懸念

●電子化できていない書類の電子化が必要

●紙媒体がメインであり電子媒体はファイルサーバやグループウェアあるいはPCやメモリ上にて管理(主に個人単位)しており統一性がない

検索の手間

●必要な文書を探すのが大変

●関連する文書や、最新の文書を探すのが大変

●検索の多様性(キーワード、タグ、種類、機密レベル、日付)がなく効率が悪い

バージョン管理

●古いバージョンを参照したいとか、修正履歴を見たいとかが管理されていない

●バージョン管理が必須

●文書が個人管理になっており、共有化、バージョン管理ができていない

情報管理ルール

●どこにどんな文書があるのかが分からない

●人依存の文書が多い

●案件ごとに重複して存在するのでリソースの無駄がある

●全てが個人任せになっている

●プロジェクトごとにその都度ルールが決められるためプロジェクトが違うとネーミングやフォルダの構造まで違っている

●個人個人で管理しているため、担当が変わったときの引継ぎが大変になっている

●文書管理のルールが明確でなく、個人や部門ごとにバラバラになっている

●管理ルールが曖昧で、管理責任者による頻繁な更新が発生してしまう

●各部門に多数存在するローカルルールの共通化

Anchorならすべてを解決!

文書管理に必要な機能をすべて装備

一括管理

文書にタイトル・概要を付けて複数のファイルを一括して保管・管理 (ファイル数の制限なし)

保管期限の管理

文書ごとに保管期限を管理 保管期限超過後は自動消去

文書の検索

自由度の高い高速な文書検索

アクセス権限

自由度の高いアクセス権限を文書毎に設定

さらに こんなことも

キャビネット

文書を保管するキャビネットは全部署共通のものと部署専用のものを利用可能

自分だけ

自分に関係するキャビネットや文書だけが見える

公開/非公開

ファイルごとに公開/非公開の設定が可能

ファイルの種類

登録できるファイルの種類に制限なし

保管期限

文書を保管するキャビネットごとに文書の保管期限を自動設定 無期限保管も可能

月末調整

文書保管期限を月末に調整可能

有効活用

保管期限を過ぎた文書でも登録部署なら利活用が可能

改ざん防止

登録者だけが文書の変更・削除が可能 意図しない改ざんを防止

厳正管理

重要な文書は責任者の承認後にキャビネットに保管 さらに変更や削除も責任者の承認が必要

既読・未読

すべての文書を既読・未読管理 いつでも状況を把握

ブックマーク

ブックマークでいつでも必要な文書を参照

優先閲覧

重要な文書は責任者が先に見る運用を実現

スキャン取込

複合機などからスキャンしたファイルをプレビューしながら簡単に登録可能

部署の親子管理

部署の親子管理が可能 親部署は子部署の情報も利用可能

ユーザの兼務

部署を兼務しているユーザも利用可能

ワークフローと完全連動

Anchorのワークフローは融通の利くペーパーベースの稟議の流れをそのままにシステム化

そのワークフローと文書管理が完全連動

ワークフローで決裁された文書は自動的に文書管理されます

また配布が必要な文書は自動的に配布されます

もうワークフローと文書管理を別々に操作する必要はありません

EXCELファイル分割機能

EXCELファイルのシート毎分割が可能

また顧客リストなどを部署毎に分割も可能
※ユーザ毎の分割も可能

分割したEXCELファイルはすぐに文書管理で管理されます

さらに分割したEXCELファイル毎に配布先部署やユーザに自動送付します

もうEXCELファイルを分割するためにマクロを作ったり別のシステムを購入する必要はありません

シンプルな操作性だから研修なんて必要ありません

●マニュアルがない(分かりやすくない)からシステムが使えない

●研修も受けてないから使い方がわからない

●研修している時間がない

高価なシステムを導入してもこんな状態...

そもそもシステムの操作が複雑なのが問題なのでは?

●Anchorの文書管理はシンプルな操作性が特徴

●分厚いマニュアルや研修も不要

すぐに使いこなすことができます

必要な文書を必要なユーザに送り届ける

従来の文書管理は文書を「見に行く」

Anchorの文書管理は自分に必要な文書が「届く」

Anchorの文書管理の新しい発想です

月額333円

Anchorの文書管理はクラウド方式ではありません

オンプレミス方式でご提供します

それは、重要な文書は社内に置いておいた方が安心だからです

しかし、オンプレミス方式では初期コストや運用コストがかかってしまう

ご安心ください

Anchorは、すべての機能をオンプレミス方式でおひとりあたり 月額333円 からご利用いただけます

しかも、パソコンで動く軽量なシステムです

サーバなどの高価な機器をご用意いただく必要もありません

お客さまの声

A様(金融機関)

文書管理システムは高価なのでやむを得ずグループウェアのファイル管理で代用していました。

重要な文書ですから厳密な運用・管理が必要でしたが割り切った運用をせざるを得ませんでした。

しかし、この文書管理は厳密な文書管理に耐えうるものでしたので本来しなければいけない厳密な運用が実現できています。

B様(金融機関)

ワークフローで決裁を得た稟議書は個別に文書管理に登録しなければならずとても面倒でした。

しかし、この文書管理はワークフローと連動しているので決裁後は自動で文書管理に保管されるためその煩わしさがなくなりました。

また、稟議書も文書管理で一元的に管理できるようになり稟議書を探す手間が大幅に削減できています。

C様(金融機関)

以前利用していた文書管理システムでも保管期限の設定はできたのですが、文書の登録者が保管期限を設定するため無期限保管の文書が増えてしまいました。

この文書管理は保管期限を社内規程に合わせて自動で設定できるので厳密な文書管理が実現できました。

D様(一般企業)

社内で利用する様式が沢山あり、その様式はファイル管理に登録していました。

様式の種類毎にフォルダを作り保管していたのですがフォルダの数が増え探すのが大変になりました。

この文書管理は様式専用のキャビネットからすぐに目的の様式を探しだせるのでフォルダを意識する必要がなくスッキリした運用が実現できています。

E様(金融機関)

金融機関では毎日多くの文書を営業店に発信しています。

これまではグループウェアの文書管理に文書を登録して営業店に見てもらうという運用をしていました。

しかし、文書を見たのか見ていないのかを把握することができなかったため”周知徹底”ができていたかどうかは不安のあるところでした。

この文書管理は未読状況がわかるのでまだ見ていない営業店には個別に電話して見てもらうといったことができ周知徹底を図ることができています。

F様(一般企業)

以前は他の文書管理システムを利用していました。

複数の文書(ファイル)をまとめて管理できたのですが、 公開するファイルと非公開にしたいファイルをまとめて保管することができなかったためそれぞれ別に保管しなければいけませんでした。

しかし、この文書管理はひとつの文書の中に公開するファイルと非公開のファイルをまとめて管理できるので、原本ファイルを非公開として一緒に管理しています。

あとでそのファイルを利活用したい時に探すのがとても楽になりました。

G様(一般企業)

ワークフローシステムが素晴らしいです。

簡易的なワークフローを想像していたのですが本格的なワークフローです。

これならペーパーベースの運用と変わらない運用ができます。

庶務的な稟議もワークフローで運用するようにしていきたいと思っています。

ご利用開始までの流れ

まずは、下記の「問い合わせる」ボタンをクリックし表示された画面からご連絡先の送信をお願いします。
弊社よりご担当者様にメールまたはお電話でご連絡を差し上げます。
お客さまのご都合が良ければ実際にお伺いしAnchorの内容についてご説明させていただきます。
お客さまがお忙しい場合などは、パソコンと電話を使ってご説明させていただくこともできます。
その際は、パソコンに特別なソフトウェアをインストールする必要はございません。 インターネットに接続できるパソコンをご準備願います。
Anchorを気に入っていただけましたならご導入に向けた準備に入ります。
順調に作業が進めば最短一週間後にはご利用を開始していただくことができます。
お客さまには以下のものをご用意いただく必要があります。
●Anchorを稼働させるためのパソコン(1台)
●Anchorのシステムをコピーするための外付けハードディスク(1台)※USBのハードディスクで結構です
●IPアドレスを2個(固定IPアドレスをお願いします)
●ご利用される方(利用ユーザ)の情報(※CSVファイルでご用意願います フォーマットは別途ご連絡差し上げます)
※パソコン・外付けハードディスクについては弊社にて貸し出しサービス(有償)も行っておりますのでお気軽にご相談ください。
すぐにAnchorをご利用いただけるよう上記のものをお客さまにご用意いただいている間に弊社にてお客さまのご利用環境に合わせた設定作業を行います。
設定内容につきましては電話等でやり取りしながら確認させていただきます。
ご利用環境の整ったAnchorをUSBメモリ等でご郵送いたします。 お伺いし直接お渡しすることも可能です。
作業手順書に従ってパソコンの設定作業を行っていただきます。 設定するパソコンはAnchorを動かすパソコン1台だけです。
※パソコン・外付けハードディスクの貸し出しサービスをご利用の場合は、パソコンをネットワークに接続していただくだけですぐにご利用いただけるようになります。
上記の作業が完了するといよいよAnchorをご利用いただくことができます。 クライアントパソコンからAnchorへのアクセス方法や操作方法は別途マニュアルをご提示させていただいております。
操作説明をご希望の方はご用命ください。ご担当者様へのご説明は無料にて行っております。 ご利用者様(ユーザ様)への研修も承っておりますがその場合は有償となりますのでご理解のほどお願いいたします。

よくあるご質問

Q:クラウドサービスではないのですか?

A:はい、重要な会社の文書を保管・管理するシステムですので社内にデータを保管した方が安心できるためクラウド方式ではなくオンプレミス方式でご提供させていただいたおります。

ただし、高価なサーバをご用意いただく必要はございませんので一般的なオンプレミス方式と比較すれば初期費用を大幅に抑えることができます。
Q:サーバは不要でパソコンで動作するとのことですがどの程度のスペックが必要ですか?

A:文書管理システムを稼働させるサーバの代わりとなるパソコンは一般的なWindowsパソコンで大丈夫です。

ただし、64ビットOS(WINDOWS10など)とメモリを4GB以上搭載したパソコンをご用意願います。

専用のソフト(データベースなど)をご用意いただく必要はございません。

ただし、利用される方(ユーザ)が多い場合はご相談ください。

また、弊社からお貸出しするサービスもございますのでお気軽にご相談ください。
Q:クライアントパソコンの制限はありますか?

A:ネットワークに接続された一般的なパソコンであればご利用いただけます。

特別なソフトウェアをインストールする必要などもありません。

ブラウザは、InternetExploreの場合は10以上をご利用ください。Google Chromなどでもご利用いただけます。
Q:社内規程をこの文書管理で管理できますか?

A:もちろん管理できます。

実はこの文書管理システムは、Anchor(アンカー)という情報管理システムの一部の機能です。

Anchor自体は規程管理システムも一緒にご提供しておりますので、この文書管理システムをご導入いただくと規程管理システムも一緒にご利用いただくことができます。

規程管理システムは高速な全文検索機能を搭載しておりますので目的の規程を瞬時に探し出すことができます。

また文書管理とは異なる規程管理ならではの機能もございます。

規程を管理するための追加費用はございませんのでご安心ください。
Q:顧客リストなどを配布する際に利用したいのですが登録できるファイルサイズに制限はありますか?

A:標準ではひとつのファイルあたり5MBまでも登録することができます。

5MBを超えるようなファイルを登録する必要がある場合は事前にご相談ください。
Q:複数の金融機関で使われていますが特別な理由があるのですか?

A:金融機関様では文書の管理は大変重要な業務のひとつです。

単に文書(ファイル)を保管すれば良いということではなく、多くの営業店に文書を送り届ける必要もあります。

また、証憑書類という意味もあり保管期限を含め厳密に管理する必要があります。

この文書管理システムが厳格な文書管理と運用ができるという点をご評価いただいていると思っています。

また、ワークフローと完全連携しているという点もご採用いただく際にご評価をいただいているポイントです。
Q:現在グループウェアを使っていますが違いはあるのですか?

A:有名なデスクネッツというグループウェアと比較した情報がございますのでご覧ください。

文書管理機能でデスクネッツとAnchorを比較してみました
Q:データのバックアップはどうなっていますか?

A:バックアップ機能は標準で組み込まれております。

バックアップのために特別な機器などをご用意いただく必要はありません。
Q:稼働するまでどの程度の日数が必要ですか?

A:ご注文いただいてから最短一週間程度で稼働させることができます。

初期設定などは弊社で代行させていただくこともできますのでお気軽にご相談ください。
Q:もっと詳し情報を知りたいのですが

A:Anchorのホームページをご用意しております。そちらをご覧いただくとさらに詳しい情報をご覧いただけます。

Anchorホームページ

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